Seuralla on käytössään kaksi rekisteriä: Jäsenrekisteri sekä sähköisen jäsenanomuslomakkeen luoma Jäsenanomusrekisteri.
Jäsenrekisteri
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Egyptologinen Seura ry – Egyptologiska sällskapet i Finland rf
Osoite: Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Sähköposti: toimisto@egyptologinenseura.fi
Yhteyshenkilö: Mia Rikala (sihteeri)
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä pidetään Yhdistyksen jäsenten sekä entisten jäsenien henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Käytännössä tämä tarkoittaa pääasiassa jäsenmaksuihin liittyviä toimintoja, jäsenlehden postittamista ja mahdollista muuta tiedottamista.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: jäsennumero, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, liittymisvuosi, jäsenluokka, haluaako jäsen jäsenlehden sekä tiedot maksetuista jäsenmaksuista. Rekisterissä on myös tekstikenttä muulle tiedolle, jota käytetään tarvittaessa jäsenyyden hallinnointiin liittyvissä asioissa.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään Rekisteröidyltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Seuran jäsenrekisteri on suojattu ja tallennettu Yhdistysavain.fi:hin. Rekisteriin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
Mahdolliset tulosteet säilytetään lukituissa kaapeissa seuran toimistossa Tieteiden talolla. Kaappiin on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kaapin sisältöä työtehtäviensä hoitamiseksi.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedot on luovutettu Yhdistysrekisteri.fi:lle, joka tarjoaa yhdistysrekisterimme alustan.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palvelunsa toteuttamiseksi Yhdistysavain.fi saattaa siirtää tiedot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle omien käyttö- ja tietosuojaehtojensa mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä joko sähköpostitse (toimisto@egyptologinenseura.fi) tai kirjallisesti osoitteeseen:
Suomen Egyptologinen Seura ry – Egyptologiska sällskapet i Finland rf
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.5.2019.
– 29.5.2019: Päivitetty yhteyshenkilö.
– 25.5.2018: Tietosuojaseloste on luotu.
Jäsenanomusrekisteri
HUOM! Tämä koskee ainoastaan sähköiseen jäsenanomuslomakkeeseen jätettyjä jäsenanomuksia. Sähköpostitse, kirjeitse tai seuran kokouksissa paperiseen lomakkeeseen jätettyjä jäsenanomuksia EI siirretä tähän rekisteriin.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Egyptologinen Seura ry – Egyptologiska sällskapet i Finland rf
Osoite: Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Sähköposti: toimisto@egyptologinenseura.fi
Yhteyshenkilö: Mia Rikala (sihteeri)
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä pidetään Yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden henkilöiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on vastaanottaa jäsenhakemuksia.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat: nimi , osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteri tallentaa myös ajankohdan, jolloin jäsenhakemus on jätetty.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään Rekisteröidyltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Seuran jäsenhakemusrekisteri on suojattu ja tallennettu Google Drive -palveluun. Rekisteriin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenhakemuksiin liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedot on luovutettu Googlelle, joka tarjoaa jäsenhakemusrekisterimme alustan.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palvelunsa toteuttamiseksi Google saattaa siirtää tiedot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle omien käyttö- ja tietosuojaehtojensa mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä siihen asti kunnes henkilö saa jäsenyyden ja siirretään osaksi Jäsenrekisteriä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä joko sähköpostitse (toimisto@egyptologinenseura.fi) tai kirjallisesti osoitteeseen:
Suomen Egyptologinen Seura ry – Egyptologiska sällskapet i Finland rf
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.5.2019.
– 29.5.2019: Päivitetty yhteyshenkilö.
– 25.5.2018: Tietosuojaseloste on luotu.